Private E-Mails über den Firmenaccount: Wo liegen die rechtlichen Grenzen?
Dann stellt sich die Frage, ob der Arbeitgeber darauf zugreifen darf und welche Rechte ehemalige Mitarbeitende haben.
E-Mails und Dateien gehören grundsätzlich dem Unternehmen
Beruflich erstellte E-Mails und Dateien sind grundsätzlich Teil der geschäftlichen Tätigkeit und gehören dem Unternehmen. Das bedeutet jedoch nicht, dass Arbeitgeber uneingeschränkt auf sämtliche Inhalte zugreifen dürfen.
Zugriff nur bei Vorliegen eines gewichtigen berechtigten Interesses
Bei privat nutzbaren E-Mail-Konten ist besondere Vorsicht geboten. Ein Zugriff ist nur bei einem überwiegenden berechtigten betrieblichen Interesse zulässig, etwa bei einem konkreten Verdacht auf eine Straftat im Arbeitsverhältnis.
Klare Regeln schaffen Sicherheit
Unternehmen sollten die Nutzung geschäftlicher E-Mail-Konten klar regeln. Vorgaben zur privaten Nutzung sowie zum Umgang mit Konten bei längeren Abwesenheiten oder beim Austritt schaffen Rechtssicherheit und vermeiden spätere Unklarheiten.
Aufbewahrung nach dem Austritt
Mail-Accounts dürfen nach dem Ausscheiden nur so lange gespeichert werden, wie dies für geschäftliche Zwecke erforderlich ist. Danach sind die Daten zu löschen.
Voraussetzungen für den Zugriff
Vor dem Austritt sollten Mitarbeitende die Möglichkeit erhalten, private E-Mails zu entfernen und private Kontakte zu informieren. Zudem empfiehlt sich eine automatische Abwesenheitsmeldung. Erst danach kann ein Zugriff zulässig sein, sofern konkrete betriebliche Interessen vorliegen.
Kein Anspruch auf sämtliche Unterlagen
Ehemalige Mitarbeitende verlangen gelegentlich gestützt auf das datenschutzrechtliche Auskunftsrecht Kopien aller E-Mails oder bearbeiteten Dokumente. Ein solcher Anspruch besteht jedoch nicht. Das Auskunftsrecht umfasst nur die eigenen personenbezogenen Daten und nicht automatisch sämtliche geschäftlichen Unterlagen oder Korrespondenz.
Fazit
E-Mails und Dateien ehemaliger Mitarbeitender gehören grundsätzlich dem Unternehmen. Zugriffe sind jedoch nur bei berechtigtem geschäftlichem Bedarf und unter Wahrung des Datenschutzes zulässig. Klare interne Regelungen schaffen Transparenz und Rechtssicherheit. Bei Bedarf unterstützen wir Sie gerne.
Liv Victoria Vickery
Juristische Mitarbeiterin
Nägele Rechtsanwälte GmbH
Im Ratgeber behandeln Fachexperten und Fachexpertinnen vielfältige Fragen aus den Themenbereichen Privat- und Gesellschaftsrecht, Datenschutz, Cybersecurity, Cybercrime, Blockchain & Künstliche Intelligenz.
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